Le catalogue collectif CalamesChercher et trouver dans les collections patrimoniales non imprimées

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Jusqu'à présent décrits dans différents outils de recherche (Agorha, base SMF-Manuscrits, fichiers Excel et PDF), les inventaires des archives, autographes, manuscrits, photographies et dessins sont désormais rassemblés et consultables dans le catalogue Calames. Les cartons verts, quelques fonds d’archives et ensembles de photographies les rejoindront dans un second temps. En cours depuis plusieurs années, ces opérations de conversion et de migration visent à simplifier et harmoniser le signalement de ces collections, dans une seule et même interface.

Calames, le catalogue des archives et manuscrits de l’enseignement supérieur

Ce catalogue collectif a été initié par l’ABES (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur) au début des années 2000. Il est actuellement alimenté par une soixantaine de bibliothèques universitaires et de grands établissements à vocation patrimoniale et de recherche. Outil en constante évolution, Calames s’est constitué à partir de la rétroconversion d’inventaires déjà existants et il s'enrichit depuis grâce aux signalements de nouvelles acquisitions et de fonds non encore décrits. Sa mise en place répond à la nécessité de décrire les collections patrimoniales non imprimées auparavant peu présentes dans les catalogues informatisés de bibliothèques, et qui gagnent ainsi en visibilité et en accessibilité.

Calames s’appuie sur une structuration EAD (description archivistique encodée) compatible avec la norme internationale ISAD(G). Basé sur le langage XML, caractérisé notamment par l’usage de balises, son intérêt est de pouvoir hiérarchiser, structurer et mutualiser les données afin de restituer la profondeur et la complexité des inventaires des fonds patrimoniaux. Ce principe de description est favorisé pour les ensembles documentaires en arborescence, comme le sont les fonds d’archives par exemple, car il permet une analyse plus pertinente des différents sous-ensembles et de leur hiérarchie (dans tel dossier, il y a tel sous-dossier qui contient telle pièce).

Page d'accueil et organisation des collections de l'INHA décrites dans Calames, octobre 2021.
Page d'accueil et organisation des collections de l'INHA décrites dans Calames, octobre 2021.

Calames à l’INHA

La bibliothèque de l’INHA a rejoint Calames en 2011 et publié ses premiers inventaires en 2015. Les données qui se trouvent actuellement publiées dans ce catalogue proviennent majoritairement de deux sources : Agorha et l’ancienne base décrivant les manuscrits de la Bibliothèque centrale des musées nationaux.

Une large part des collections patrimoniales (archives, autographes, dessins, manuscrits, photographies) était décrite jusqu’ici uniquement dans Agorha ; une nouvelle version de cette application sera en ligne à compter de novembre 2021, le choix ayant été fait dans ce projet de différencier désormais les données de la recherche et la description des collections de la bibliothèque – ainsi, seules les collections ayant fait l’objet de programmes de recherche seront présentes dans Agorha (les livres d’architecture par exemple).

Par ailleurs, il était nécessaire de migrer le signalement des collections de manuscrits de la BCMN ayant rejoint l’INHA en 2016 depuis l’ancienne base, gérée par le ministère de la Culture, dans un environnement INHA – il faut préciser qu’une partie minoritaire de ces manuscrits a été versée au musée du Louvre et au musée d’Orsay, et n'est donc pas consultable à la bibliothèque de l'INHA.

Les données issues de ces outils, ainsi que des données proposées sous forme de fichiers (PDF, tableur, traitement de texte), ont été récupérées sous divers formats pour être versées dans Calames, après un important travail préparatoire d’analyse (organisation des fonds, structure des informations, principes de conversion de masse ou de détail). Les données ont été ensuite retravaillées (avec des outils tels qu’OpenRefine et Notepad++) et largement corrigées à la main pour une mise en conformité avec les normes archivistiques. Les efforts ont principalement porté sur la réorganisation et la création d’arborescences, permettant une meilleure visibilité des plans de classement. Dans le même temps le balisage a été corrigé et enrichi, pour aboutir à des informations mieux structurées et plus facilement interrogeables par le public. Un travail massif est toujours mené sur l’indexation des données, notamment les noms de personnes, pour lesquelles de nombreuses notices d’autorité ont été créées dans la base IdRef .

Ces opérations ont été faites au plus près des documents puisqu’elles ont nécessité bien souvent d’aller en magasins ouvrir les boîtes et les cartons, sortir les dossiers, pour faire des vérifications et compléter le signalement, voire terminer un inventaire inachevé. Des opérations aussi vastes permettent de compléter et d’améliorer les données proposées aux chercheurs et aux chercheuses ; plusieurs fonds d’archives ont ainsi vu leur inventaire être détaillé et corrigé ; par exemple, les collections de dessins (bientôt publiées) et de photographies vont gagner en lisibilité et en précision. Tout est fait pour ordonner l’information tout est préservant sa densité. Ce travail a été mené sur plusieurs années par le service du Patrimoine avec l’aide de moniteurs étudiants et de vacataires, et il se poursuit.

Outre ces conversions, les nouvelles collections sont désormais directement décrites dans Calames. Vous pourrez donc y trouver les derniers autographes entrés à la bibliothèque, ou les derniers manuscrits, par exemple. Les fonds encore manquants – quelques fonds d’archives, trois ensembles de photographies (fonds de l’Institut d’art et d’archéologie, ensembles Seymour de Ricci et Charles Diehl) – rejoindront bientôt l’outil, tout comme la collection des cartons d’invitation. Calames devient désormais l’interface de référence pour tous ces documents.

Du document au catalogue disponible pour le public, en passant par l'interface professionnelle : William Gell, Pompeii unpublished, 1801-[1828]. Paris, bibliothèque de l'INHA, collections Jacques Doucet, Ms 180(2).
Du document au catalogue disponible pour le public, en passant par l'interface professionnelle : William Gell, Pompeii unpublished, 1801-[1828]. Paris, bibliothèque de l'INHA, collections Jacques Doucet, Ms 180(2).

Le passage à Calames permet une réelle mise en valeur d’une partie importante des collections patrimoniales (manuscrits, autographes, archives, dessins, photographies). Il offre à un large public un accès facilité aux notices et inventaires en regroupant sous un même outil des instruments de recherche auparavant dispersés. Il permet également de rassembler virtuellement des ensembles de documents que les pratiques précédentes de traitement avaient éclaté, facilitant ainsi le travail de recherche dans les collections (ex : les documents donnés par le chanoine Broussolle, dispersés entre les archives et les photographies ; ou les documents provenant de Pierre Gusman, voir ci-dessous).

Résultats d'une recherche dans toutes les collections sur Pierre Gusman.
Résultats d'une recherche dans toutes les collections sur Pierre Gusman.

Le catalogue Calames a par ailleurs l’avantage de mutualiser la description des collections au-delà de la bibliothèque de l’INHA : partant des résultats d’une recherche dans l’interface propre à notre bibliothèque, le bouton « Élargir la recherche » l’ouvre à toutes les collections décrites dans le catalogue collectif. Les sources conservées à l’INHA sont ainsi enrichies par d’autres documents, complémentaires, dans d’autres institutions.

Pour finir rappelons que les documents patrimoniaux imprimés (livres anciens, estampes anciennes et modernes, albums photographiques) sont décrits dans le catalogue général de la bibliothèque, Recherche+.

Le service du Patrimoine

Publié par Sophie DERROT le 27 octobre 2021 à 17:55

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