Les coulisses des "communications différées"Parcours d'un document du CTLES à l'INHA

Installé à Bussy-Saint-Georges (Marne-la-Vallée), le Centre technique du livre de l'enseignement supérieur (CTLES) stocke les collections des bibliothèques universitaires franciliennes qui ne rentrent plus dans leurs rayonnages. Pour sa part, la bibliothèque de l'INHA a envoyé plus de 100 000 documents là-bas, en attendant les grands espaces de la salle Labrouste.

En 2014, 6112 documents ont fait le déplacement entre le CTLES et l'INHA, soit 10 400 km d'aller-retours réalisés par les navettes.

 

Comment consulter à la bibliothèque un livre conservé au CTLES ?

Tous les documents entreposés au CTLES sont consultables moyennant quelques jours d'acheminement. La mention « communication différée »  signale ces livres dans le catalogue.

Pour commander un livre conservé au CTLES, il suffit de cliquer sur « Demander » sous la notice détaillée du livre souhaité. Quelques jours après, un mail vous prévient de son arrivée en salle Ovale et vous avez deux semaines pour venir le consulter à la bibliothèque.


Notice détaillée du catalogue de l'INHA

Ces demandes ne peuvent se faire que depuis la salle de lecture. Toutefois, si vous souhaitez préparer votre venue pour une visite ponctuelle à la bibliothèque, vous pouvez utiliser un formulaire en ligne accessible à tout moment sur le site de l'établissement.

Les étapes du parcours

Entre le moment de la demande et la mise à disposition du document, il y a de nombreuses étapes, à la fois à la bibliothèque et au CTLES, que l'on peut résumer ainsi :

  • Les demandes sont éditées dans le bureau concerné et une liste quotidienne est établie automatiquement. Il y a une quarantaine de demandes par jour en moyenne.
  • Le statut des demandes est modifié sur catalogue, afin que les documents ne soient plus commandables par un autre lecteur.
  • La liste des demandes est envoyée par mail à Bussy-Saint-Georges. Les documents sont alors prélevés dans les entrepôts du CTLES, puis acheminés jusqu'à la bibliothèque, rue Vivienne.


Entrepôt du CTLES à Marne la Vallée : Magasin de grande hauteur. Au 1er plan nacelle pour prélever des documents.

  • À leur arrivée, les documents sont enregistrés comme présents à la bibliothèque. Cette opération permet d'envoyer automatiquement un message de disponibilité aux demandeurs. Ils sont ensuite rangés en attendant leur consultation en salle.
  • Les documents restent une quinzaine de jours à l'INHA et sont renvoyés, après consultation, à leur lieu de stockage d'origine.


Retour des livres au CTLES

Cathy, Cyril et Christine consacrent une bonne partie de leur temps de travail à l'INHA à cette mission. Au CTLES, une vingtaine de personnes au moins s'occupent du transfert des documents. Les magasiniers doivent y avoir des compétences particulières, comme le permis de conduire pour les navettes et le permis pour manœuvrer des engins élévateurs.

L'acheminement des documents du CTLES à l'INHA n'est pas gratuit. Il coûte 2,35 € HT par ouvrage transféré à la bibliothèque.

 

Maintenant que vous savez tout cela, réfléchissez à deux fois avant de cliquer sur le bouton « DEMANDER » d'un exemplaire au CTLES et n'oubliez pas de venir le consulter en salle Ovale !

 

Sabine Roulleau

Service de l'Informatique Documentaire

Publié par Sabine Roulleau le 24 septembre 2015 à 09:30

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